可见，若在实施CRM系统的时候，没有考虑到信息泄露的风险，这对于企业来说，是一件很危险的事情，企业可能会因此带来很多不必要的损失。

为此，笔者在这里结合自己的项目管理经验，谈谈在实施CRM系统的时候，该如何注意信息化安全。
 

一、系统测试或者模拟运行时，需要注意权限的控制。

在系统正式上线之前，我们往往需要对系统进行测试或者模拟运行，让员工熟悉系统的相关操作。在这个阶段，我们也往往会建议企业向用户开通所有的模块，以让用户对于这套系统有一个全面的认识。

但是，在这里我们可能给用户一个错误的理解。我们说开通所有的模块，并不是说，用户具有全部数据的访问权限。在实际工作中，企业在对系统进行测试或者模拟运行的时候，对数据访问基本上没有权限控制。如采购部门员工可以随意查询客户联系方式以及交易记录等信息。我们都知道，若采购员把这些信息泄露给企业的竞争对手的话，除非企业在这个产品上有其他生产厂家不可替代的优势或者技术，否则的话，其竞争对手很有可能通过价格战从企业手中夺取客户。

所以，笔者建议，只要把基础数据导入到CRM系统之后，就需要在系统中实现对相关权限的控制。如只让其他部门的员工查询客户的名称，而不知道具体的联系方式；或者只能了解客户订单的交期以及下单的产品，而不能够知道具体的价格信息等等。这些权限的设计与系统的实现，一般来说，在基础数据导入的时候，就要在系统中实现。如此，员工才不能够乘这个过渡时期的空档，窃取企业的机密信息。

总之，根据笔者的了解，在基础数据导入到企业项目上线，这中间往往有一段权限管理真空期，而很多信息往往是在这个时间内泄漏的。所以，企业若现在正准备实施CRM项目，则在实施的过程中就需要注意这个问题。只要系统中一有数据，就要注意权限的访问控制了。
 

二、不能只对单据进行简单的读写控制。

以前很多企业，认为只要做好单据读写控制就安全了。如采购或者质量部员工制能够查询订单信息，而不能够对其进行修改、删除或者新建等操作。或许，对于某些法律健全的国家，或者对于产品具有别人不可替代的企业来说，即使让其他员工看到这些信息也没有多大关系。但是，根据笔者的了解，在国内的企业中，这么做风险往往会很大。

如笔者的前段时间回访一家客户，发现他们的质量部门负责人换人了。后来了解，原来这个质量经理挖走了公司的一个重要客户，把这个客户的单子给自己朋友的企业做。原来这个质量经理，通过CRM系统知道了企业跟这家客户交易的价格信息。然后，跟他朋友的企业一起，以比这家企业更低的价格，赢得了这个客户。企业发现后，虽然马上让这个质量部离职走人，但是，损失企业已经无法挽回。

可见，在CRM系统权限管理的时候，不能够只是一些简单的读写控制。读写控制虽然可以防止数据的非法修改，但是，不能够解决数据的泄露问题。为此，企业在CRM项目部署的时候，需要在读写控制的基础之上，对一些关键信息进行屏蔽。

如对于销售订单中交易价格来说，是一个比较敏感的信息，一般只有销售人员、以及负责应收帐款的人员可以访问。企业其他人员没有必要知道这方面的内容。所以，我们在权限设置的时候，可以让质量部门人员查询到销售订单的信息，但是，不能够让他们看到销售订单中的价格信息，包括销售单价、付款条件、销售总额等信息。在CRM系统中，往往可以进行相关的设置，如可以指定价格这个信息，只有哪些用户可以访问等等。

CRM系统提供了一个信息共享的平台，但是，企业用户在享受由此带来的工作便利的时候，也需要考虑到其可能带来的数据泄露的风险。
 

三、部门内部的权限，也需要细分。

前不久，笔者对一家企业进行需求调研的时候，他们在数据的访问控制上，提出了这么一个需求。在销售部门中，两个人为一组，每组负责不同的客户。在CRM系统中，他们希望各组的销售人员制能够看到自己负责客户的交易信息，而能够看到其他组负责客户的交易信息。但是，作销售总监则可以看到所有客户的信息。

虽然这种需求的客户可能不多，因为这个安全性级别有点高。但是，可以看出，这家企业对于信息化安全的态度是非常严谨的。不仅部门之间的访问权限需要严格控制，就算本部门之间的数据访问权限也不能小视。

对于部门内部的权限设计，一般需要考虑如下几个方面。

一是防止其他人员修改自己的纪录。也就是说，自己的纪录自己负责，别人最多只能够查询，而不能够进行更改，就算是自己部门的人员也必须遵守。如此的话，可以保证系统中的内容跟所有者人心中的数据是一致的。在CRM系统中，一般有一个"个人专有"的选项。若选中这个选项的话，就表示只有本人可以对这条数据进行修改或者删除，其他人对这条纪录制能够查询。

二是限制其他人员查询自己的纪录。有些企业可能权限控制比较严格，某个员工所做的单据，除了指定的人员外，其他员工不能够进行访问。最常见的，如销售员甲只能够访问自己所建的信息，而对于其他销售人员的信息，无法访问，更加无法更改。对于这个需求，可以通过"排他访问"来进行控制。选择这个选项之后，除非我们制定的特殊人员，否则的话，其他人都不能够访问这个信息。这个权限控制的比较严格，在使用的时候，需要谨慎一点。
 

四、系统管理员权限，也需要额外的注意。

笔者在实施项目的时候，发现很多企业对于下面员工的权限控制的很好，每个员工具有访问哪些数据的权限，都设置的很清楚。但是，对于企业的系统管理员却忽视了。为了管理的方便，企业的系统管理员往往具有整个系统的访问权限。在实际工作中，不仅各个业务部门的工作人员会出卖企业的信息以谋取私利。作为系统管理员，其也不是十全十美的，也会在利益的诱惑下，做类似的事情。

所以，对于系统管理员，我们也要对此进行严格的权限控制。

如笔者现在所用的CRM系统，在设计的时候，就把系统管理员角色与实体角色分离开来。系统管理员角色不能够访问业务信息，而只能对一些系统的作业，如数据库备份、单据调整、报表设计等等，而无法查询各个单据的具体内容。这主要就是为了杜绝系统管理员去访问一些业务信息。也就是说，只要把系统管理员设置为管理员的角色，而不需要进行其他额外的设置，就可以达到这个需求。
 

五、用户帐户与密码的保护措施。

权限的设计都是基于用户名帐户展开的。如果用户的登陆帐户与密码泄露的话，再怎么设计访问机制，也是徒劳的。所以在权限控制方面，我还需要从保护帐户与密码开始做起。在实际工作中，很多系统管理员喜欢为用户配置好用户名与密码，并且不允许用户进行修改，个人认为，这不是很合理。特别是有些管理员喜欢设置一个统一的密码，这让不法之徒就有机可乘了。

笔者认为，在对员工建立帐号的时候，可以借鉴Windows操作系统的管理机制。新建立用户后，初始化一个密码。然后设定为"用户下次登陆系统之前必须重新修改密码".如此的话，用户在下次登陆系统的时候，不得不重新修改密码，从而保证避免的唯一性，只有用户自己知道密码的所在。从而防止企业用户假借某个用户的名字登陆系统，做一些破坏性的工作。